Sehr geehrte Amtsdirektorin Frau Leu,
öffentliche Verwaltungen sollten die Digitalisierung einsetzen und Geschäftsabläufe digital gestalten, um Effizienz und Transparenz zu erhöhen. Durch digitale Prozesse werden Bearbeitungszeiten verkürzt, Fehler minimiert und Ressourcen gespart. Gemeindevertreter profitieren von schnellerem Service und besserem Zugang zu Informationen. Zudem verbessert die Digitalisierung die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Behörden sowie zwischen den Gemeindevertretern, was zu optimierter Entscheidungsfindung und reibungslosen Abläufen führt. Insgesamt wird die Qualität des öffentlichen Dienstes und der Willensbildung in der Gemeindevertretung gesteigert und die Zufriedenheit der Gemeindevertreter erhöht.
Mit Schreiben vom 25.06.2024 erhielten die Gemeindevertreter eine Einladung zur konstituierenden Sitzung der Gemeindevertretung Randowtal. Das Anschreiben umfasst insgesamt 31 Seiten in Papierform. Als Unternehmer bin ich es gewohnt, ausschließlich digital Geschäftsabläufe abzuwickeln. Die Überreichung von 31 Seiten in Papierform löst einen erheblichen Arbeitsaufwand aus, weil diese eingescannt und digitalisiert werden müssen, damit ich sie zeitgemäß digital als Gemeindevertreter nutzen kann. Dieser Mehraufwand an Arbeit wegen nicht vorhandener digitaler Prozesse erhöht die Bearbeitungszeit und den Ressourcenaufwand auf Seiten aller Gemeindevertreter. Auf Seiten der Mitarbeiter des Amtes Gramzow bzw. der Gemeinde Randowtal löst diese nicht mehr zeitgemäße Arbeitsweise ebenfalls wegen fehlender digitaler Prozesse eine erhöhte Bearbeitungszeit und einen erhöhten Arbeitsaufwand aus. Darüber hinaus muss ein Postversand mit entsprechenden Kosten durchgeführt werden.
Meine Anfrage soll zu weiteren Diskussionen, Beschlüssen oder Maßnahmen führen. Ziel ist es, einen Beitrag zur Digitalisierung des Amt Gramzow bzw. der Gemeinde Randowtal und seiner Gemeindevertretung zu leisten.
Ich bitte um Beantwortung folgender Fragen:
1. Gibt es eine Geschäftsordnung für die Gemeindevertretung?
2. Wenn ja, ist in dieser Geschäftsordnung vorgesehen, dass ausschließlich in Papierform gearbeitet wird?
3. Welchen Handlungsspielraum sieht die Gemeinde Randowtal, die Gemeindevertretung und das Amt Gramzow, die Geschäftsordnung zu ändern und die Form der Einberufung der Gemeindevertretung auch elektronisch zu ermöglichen?
Ich stelle folgenden Antrag:
Hiermit stelle ich den Antrag auf Änderung der Geschäftsordnung der Gemeindevertretung Randowtal. Der gesamte Geschäftsverkehr der Gemeindevertreter soll zukünftig auch elektronisch möglich sein. Die Gemeindevertreter sollen das Wahlrecht haben, “sowohl als auch” bzw. “entweder oder” den Geschäftsverkehr in Papierform bzw. elektronisch zu erhalten. Die elektronische Form muss es den Gemeindevertretern ermöglichen eine Datenverarbeitung unter Beachtung der Datensicherheit und des Datenschutzes sowie unter Beachtung der Kommunalverfassung des Landes Brandenburg (Brandenburgische
Kommunalverfassung – BbgKVerf) im Rahmen ihrer Tätigkeit als Gemeindevertreter durchführen zu können.
Hierdurch kann jeder Gemeindevertreter bzw. Gemeindevertreterin einen für ihn bzw. sie sinnvollen Arbeits- und Organisationsprozess wählen.
Johannes Karl
Gemeindevertreter Randowtal
Amtsausschussmitglied Amt Gramzow
Anfrage und Antrag_ Elektronische Form der Einberufung der Gemeindevertretung-v15-20240716_132716